仕事の「進め方」が重要な理由
仕事の良し悪しが決まる
ビジネスは、仕事の段取りによって良し悪しが決まるといわれていて、いくら仕事が出来ても段取りが悪いと良い面が半減してしまいます。まずは目標を立て、それから日時やルートを決めます。次に何を用意したらいいのか、金額はどのくらいになるのかを計算し、最終的なゴールを決めます。ゴールを達成するための手段を考え、リスクを最小限にした方法を考えることが仕事の出来を左右するでしょう。自分への評価や印象につながる
段取りが下手な人には、身の回りや頭の中が整理されていない人が多く見られます。例えば、デスクのまわりが整理されていない、パソコンのデスクトップにあるアイコンが整理できておらずごちゃごちゃしている、カバンの中にいらないものがたくさん入っているなど、整理されていないものがたくさんあります。 また、段取りが悪いと、仕事を任せる側は不安になり大きなマイナスになってしまい、「段取り下手=仕事ができない人」という評価や印象につながってしまいます。
効率的な仕事の進め方の基本
目的やゴールを明確にする
若い時は仕事がとても忙しくても頑張ろう、と前向きになることができますが、家庭を持ったり、年齢を重ねていくとそのようなことは難しくなってきます。何をするのかという仕事の目的を決め、どうしたらその仕事が早く終わるのか、どこで終わらせるのか、ゴールを明確にしダラダラといつまでも続けないようにすることが大切です。スケジュール管理をしっかりする
仕事を効率よく進めるためには、スケジュールをどうやって管理するかが重要なポイントになり、手早く正確に仕事をこなしている人は、タスクやスケジュールの管理ができていて、仕事を効率的に進めています。反対に仕事ができない人は、能力的な違いもがある場合がありますが、適切なスケジュール管理が出来ていない場合も多いです。 どんな仕事でも予定通りに行くとは限らないので、期日などは余裕をもって設定することが大切。余裕があれば、スケジュール通りに進まなくても焦ることがなく、ミスをしてしまうことも少なくなるので、自分のスケジュールを管理することはとても重要なことなのです。仕事を分類し優先順位をつける
仕事には早急に対応しなければならないものと、納期などに余裕があるものがあります。仕事を依頼されたら期限と優先順位を確認するそれらをしっかりと分け、急ぎのもの、重要なものから進めていきましょう。複数の仕事があると、あれもこれもと手を付けたくなりますが、しっかりとリストアップをして順番に進めていくとスムーズにこなすことができます。 明らかに大事な仕事であれば優先するべきですが、そうでない場合は相手と交渉をして期限を延ばすなどしてみるのもひとつの方法です。常に今の仕事をチェックする
仕事の効率を良くするためには、集中できる環境が必要になるので、仕事の効率がいい人は集中できる職場環境で、段取りの優先順位を上手につけています。 仕事がたくさん溜まってくると焦ってしまい、チェックをせずに仕事を進めてしまう事が多くなり、ミスが起きやすくなります。仕事が増えてきたら、手短に終わる作業と時間がかかる作業に分けて、手短に終わる作業からこなしていくといいでしょう。その仕事が終わるだけでも、気持ちに余裕が生まれ、ミスの減少も期待できます。PDCAサイクルを確立する
PDCAとは、目標や計画を示す「Plan」、計画を基に実行する「Do」、計画に沿って実行できるかを評価する「Check」、計画をベースに必要に応じて改善を行う「Action」の頭文字をとって「PDCA」と呼ばれています。これを継続しながら回していく「PDCAサイクル」を確立することが、仕事を円滑に進めるためには重要なのです。 PDCAサイクルは、国際的な標準規になっているISOでも用いられていて、世界的に定着した考えの一つです。PDCAを一つのサイクルとして行動計画を立てることで、仕事に対するPDCAサイクルが確立できるでしょう。資料やデスク周りは整理整頓する
仕事を効率よくしたり集中力を上げるためには、整理整頓が大切になり、結果を出すことにも直接につながる重要なスキルになります。しかし、片付けは苦手、仕事が忙しいなどの理由で、後回しにしてしまう場合があり、仕事を優先するのであればこれらは正しい判断とは言えません。 整理整頓の整理の意味は「不要なものを取り除くこと」、整頓の意味は、「整った状態にすること」です。資料やデスク周りが整理整頓できていれば、仕事に必要な書類などを探す時間が短く済みます。余分なことに時間を取られることなく、効率よく仕事を進めることが出来るのです。
仕事を進める上でのポイント
自分の仕事消化量を把握する
自分の仕事量を把握しておき、どの仕事にどのくらいの時間がかかるかを日々確認しておくといいでしょう。仕事量を把握しておかないといつまでたっても仕事が終わらない、仕事をしていないと不安で落ち着かないというようなことがおきてしまいます。自分がどれだけの仕事ができるかをわかっていれば、仕事量をベースにスケジュールを立てることが出来るので、効率よく仕事を進めることができ、ミスも少なくなります。日々の業務にも優先順位をつける
仕事をするうえで大切なのは、優先順位をつけることで、同じ仕事をしていてもできる人とできない人に分かれてしまうのは、業務の時間を把握し優先順位をつけているかどうかです。また、時間を上手に使えるというのは、すぐれた能力の一つとも言えます。専門的なスキルも大切ですが、スキルが低くても優先順位をつけて仕事をこなしていけば、生産性があがり、たくさん仕事をこなすことができるでしょう。 たとえば、メールやチャットなどの対処をいちいち気にしていたら仕事を効率良くすることができません。短いメールなどは定型文などを利用してすぐに回答して最小限の文言で用件を伝えるようにすると、いつまでもメールの処理に対応しなくてもよくなります。また、意見交換や確認などは、すぐに電話をして確定、決着させるとよいでしょう。周囲とコミュニケーションをとる
仕事の効率をよくするためには、周囲とのコミュニケーションを円滑にとるということが大切になります。会話が苦手な人はまず、毎朝の挨拶を欠かさず行うようにして、コミュニケーションを取りやすい環境にするとよいでしょう。 仕事の進め方が上手な人は、根回しができていることが多いです。根回しを上手にするためには、初めにやることをできるだけ多くの人に伝えておくことが大切になるので、根回しをすると仕事の進み方は大きく変わることになります。進め方に悩んだら相談する
仕事の進め方で悩んだりつまづいた時は、周囲の人たちに支援をしてもらいながら、スケジュールを調整していくとよいでしょう。仕事の悩みを相談するときは、相手が信頼できるかどうかを判断することが大切で、仕事の期限などを相談する場合は、上司にするとよいでしょう。経験も実績もあるので、適切なアドバイスをもらえるかもしれません。 仕事の進め方に悩んだら、その原因を明らかにすることがいいです。自分の日々の仕事を分析して、楽しい内容と楽しくない内容に分けてみましょう。楽しい作業のほうが多ければ、その仕事は向いていると思われますが、楽しくない作業が大ければ別の仕事に向いているかもしれません。一度仕事の進め方に悩んだら、自分自身で分析し、上司や先輩、同僚など信頼できる人に相談するといいでしょう。決断する時期を見誤らない
ビジネスで確実な結果を出すためには、スピードを意識することが大切です。パッと決めてパッと働くこと、グズグズと先延ばしにしても、うまくいくことはありません。行動が遅れるとせっかくのチャンスも逃がしてしまう事にもつながってしまいます。とても良い企画を思いついてもすぐに始めなければ、市場に出すときには時流遅れになっている場合もあるので、良い情報やアイディアが浮かんだら、すぐに始めることが大切です。適度に休憩する
日本では長い時間働くことが良いことと思われることがありますが、適度に休憩をして、頭の中も体もリフレッシュすることが大切です。適度に休むことで作業効率がよくなるので、多くの企業では45分～1時間の昼休憩が認められています。また、15時頃に軽い休憩をとるところもあります。 約90分くらいでほとんどの人の集中力は切れるそうです。90分以上連続して仕事をすると集中力が低くなり、ミスが多くなる場合があります。90分を目安に休憩をとると、リフレッシュして作業効率を上げることができるでしょう。
仕事を進める上でやってはいけないこと
周囲を気にして意見を言わない
自分が考えていることや、思っていることを言わないでいると、自分の気持ちを押し殺したり常に心配していなくてはいけません。思ったことを意見することは、長い目で見ればいいことなので、思ったことを言うことで少しぶつかることはあっても、何も言わないよりは良い結果になる場合が多くあります。 相手の言っていることがわからなければ、質問することです。意見が言えない人は、周りの空気を読みすぎていたり自分の意見は尊重されないのではないかと思い、言い出せないかもしれません。しかし、わからないことや疑問に思ったときは思いきって自分の意見を言ってみるといいのではないでしょうか。そうすることで周囲の反応は変わってくるかもしれません。良いことしか想定しない
仕事の種類によっては、最高の場合を目指すよりも最悪の場合を想定する方が大切な場合もあります。リスクを想定しておけば、悪いことが起こっても対応することができます。良いことだけしか考えていないと、予定外のことが起こった場合にすぐに対応することができません。最悪のことが起きたときに最大の努力をすることで、最高の仕事になる場合もあります。余力を残さず全力で取り組む
時間の管理をすることは、仕事をするうえで大切なことです。いつもギリギリになって行動していると、何か問題が起きたときに対応することができないですが、時間に余裕があれば対処できるだけでなく、その時間を使って良いものを作り出すことができる可能性もあります。何事も全力ではなく、少し手を抜くことも必要なのではないでしょうか。問題を自分だけで抱える
自分に与えられた仕事は、自分一人ですべてこなさなければならないと思い込んでいる人はいませんか。自分はできると思って他人に仕事を割り振るのが苦手な人がいます。自分でやった方が早いと考え、一人で仕事を抱え込んでしまい、問題が起きても周りの人に相談することもしません。いくつもの仕事を抱え込んでいると、納期や締め切りに間に合わなくなってしまうことにもなり何も解決しません。自分のやり方に固執しずに、周りの人に仕事を割り振ると問題が起こっても、早急に解決することができます。
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