新しい職場でミスをしてしまった…。という経験はありませんか？ミスを防ぐためには、仕事の進め方やルールを上手く整理することが必要です。そこでおすすめなのが、情報をノートに書き記すこと。ノートの効率的な使い方を知り、効率よく仕事をこなせるようになりましょう。
仕事上の基本的なノートの取り方
いつ見ても分かるように記す
仕事で人の話をメモしたり、予定などのスケジュールをノートに書くことは多いでしょう。そのときはしっかりと書いている、という認識があります。しかし、時間が経過した後に見返してみると、字が汚くて読みづらかったり、要点がわからないという経験はありませんか？
これでは、書き記している意味がなくなってしまいます。仕事の質を落とさないためにも、ノートはいつ見ても分かるように、わかりやすいように書くことを心がけましょう。
人名や数値は正確に記す
ノートにメモするときは急いで書くため、人名や数値を間違えて書いてしまう場合があります。誤った事柄を書いてしまうと、後々大きなトラブルに発展につながることもあるので注意が必要です。
「明日上司に報告する」であれば、「上司」を「○○課長」や「○○部長」に。「明日は○月○日」という風に、正確にノートに記すようにしましょう。
日付は忘れずに記す
ノートを取るときは、内容ばかりに気を取られてしまいます。数日後に見返した後、いつのものだろうとあせったことがある方もいるでしょう。
これをふせぐためにもノートには、日付も忘れずに記すようにしましょう。日付を書くことにより、大切な予定などをしっかりと把握することができ、トラブルを回避することができます。
疑問点は別の場所に記す
ノートを取る際には、疑問点は別の場所に記すようにしましょう。目安をつけておいて、後ほど疑問を解くようにすると、よい答えを導き出すことができます。
また、書いたことをしっかりと確認できるように、疑問点専用の色を決めておいたり、専用ページを設けることもおすすめです。特に、専門ページを設けると答えの導き出し方を書くことができるため、後に読み返した時の理解力を上げることができます。
仕事ができる人のノートの取り方
丁寧な字を心がける
仕事でノートを取るときは、早く書くため字を汚く書いてしまいがちです。後で読み返したとき、何が書かれているなか分からなくなると、トラブルに発展する可能性があります。
また、ノートを人に見せる機会があるかも知れません。そのため、字は丁寧に書くことを心がけましょう。意識してきれいな文字を書くことで、ミスをふせいだり、恥ずかしい思いをすることがなくなります。
長文は書かないようにする
長々と書かれている文章は読みづらく、何が言いたいのかわからないときがあります。このように書くと解読に時間がかかり、仕事の効率が悪くなります。
そのため、ノートに必要なことを書く際には、パッと目で見て分かるように記すようにしましょう。1文にまとめて書くようにすれば読みやすくなり、時間をかける必要がなくなります。
箇条書きで分かりやすく記す
ポイントを押さえた事柄をノートに書くためには、箇条書きで分かりやすく記すことが大切です。一文をまとめて書くときと同様にパッとみて分かると、読み返したときの解読の困難さがなくなり、それに費やす時間が短縮されます。
また、相手が話している重要な内容を短時間で書くことができ、ミスをふせぐことができます。しかも、必要な事柄だけを抜き出せるので、資格を習得するなどの勉強のときに、要点がつかみやすくなるというメリットがあります。
必要に応じて付箋やマーカーで色分けする
ノートに黒のボールペンで書いていると単調になり、パッと見て何が重要なのか分かりにくく、すぐに欲しい情報を探す場合は、時間のロスにつながり効率が悪くなってしまいます。
そのため、必要に応じて付箋やマーカーで色分けを行うようにしましょう。また、色に応じて内容を分けることで、すぐに必要な情報を読み取ることができ、仕事の効率がよくなります。
付箋について
100円均一で手軽に購入できるようになった付箋。大きさや形がさまざまありますが、仕事で使う際には枚数が多いものを選ぶことがおすすめです。
毎日の情報量が多いため、枚数が少ないとあっという間になくなってしまいます。なるべく大きさが75mm×75mmの450枚のお徳用のものを選ぶようにするとよいでしょう。
マーカーについて
マーカーは主に、マジックなどの油性や蛍光ペンなどの水性の2種類があります。ノートに使うものは、油性のものになるとページの後ろにインクがにじんでしまうため、蛍光ペンなどの水性のものを使用することがおすすめです。
自分が扱いやすい色や、好きな色を3色そろえるとよいでしょう。マーカーで自分なりのルールに分けていくと、より記した情報が分かりやすくなります。
内容は6W3Hを意識する
ノートに書く内容は、6W3Hを意識するようにしましょう。後でノートを読み返しても分かりやすく、効率的に仕事をこなすことが可能です。また、6W3Hを意識することで必要な情報を、人に伝わりやすく説明することができるようになります。
6W3H
1.Who（誰が）→話者・担当者・対象
2.Whom（誰に）→話者・担当者・対象
3.When（いつ）→日程・期限
4.Where（どこで）→行き先・場所
5.What（何を）→目標・目的
6.Why（なぜ）→理由・重要性
7.How（どのように）→手段・方法
8.How many（どれくらいの量で）→数量
9.How much（いくらか）→費用
話題が変わったらページを変える
ノートを取っている途中に話の話題が変わった場合は、違うページに書くようにすることがおすすめです。違う話題を同じページに書くと、後で見たときに間違ったとらえ方をしてしまう可能性があります。
この使い方をしていると余白が多くなるため、その部分がもったいなく感じる方もいるでしょう。しかし、ノートは読みやすさを重視しないと、書き記している意味がなくなってしまいます。読みやすさを重要視して、仕事で最大限に活用しましょう。
自分だけのビジネスノートを作ろう
学生の頃、何気なく使っていたノートは、新しい職場のルール、情報などを自分の代わりに覚えてくれる仕事の場面において大切なツールになります。
しかし、活用の仕方が分からないと、その効果が発揮されません。基本的な使い方を知って自分専用のビジネスノートを作り、仕事に活かすようにしましょう。
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