書類は放っておくと、気づいたらどこに何があるのかわからない、という状態になってしまっていることが多いのではないのでしょうか。今回は書類整理のコツを確認していきましょう。いつでも必要な書類を確認できるようにして、仕事でも活躍しましょう。
書類整理に必要な整理整頓
不要な書類を見極め処分する
書類を整頓するためには、まず必要な書類と不要な書類を、分けるところからはじめましょう。不要な書類は処分し、必要な書類を整理するようにします。要らない書類は、気づいた時点ですぐに処分するようにしましょう。
今後必要になるかどうかが不明な場合には、廃棄処理一時置き場を作り、そこで分けて保管するようにします。そうすることで、不要な書類と必要な書類が紛れてしまうことを防ぐことができます。廃棄処理一時置き場は、定期的に振り返って確認するようにして、そのままため続けないようにしましょう。
必要に応じて大きく分類する
書類は、大きく分類した上で整頓するようにします。書類整理というと、細分化してしまう方も多いですが、細分化しすぎてしまうと整頓が面倒になり、かえってうまくいかなくなります。また、分類できない書類が出てきてしまったり、整理したものの、必要な書類をすぐに見つけられなくなるという事態も。
そのため、書類整理はまず、大きく分類するところからはじめましょう。その上で必要があれば、さらに分類していくことで、整頓が可能です。大きな枠組みから分類すると、書類整理に時間が割けないときであっても、短時間で整理ができます。
見た目がわかりやすく作り直すこと
書類整理は、ただ書類を分類するだけでなく、分類した書類をうまく使っていくことが重要です。何のために、整頓が必要なのかを考えると、探す手間を省くためだともいえます。そのためには、整頓するときに、見た目をわかりやすくすることが大切です。
見た目をわかりやすくする工夫としては、色別で分類をする、ラベルプリンターで題名や分類名を書き、ぱっと見て判断できるようにする、付箋を使って見た目ですぐにわかるようにする、といったことがあげられます。
書類整理はまず三つの段階別で分類
現在手掛けているもの
書類は、大きな分類に分けることから整理をしていきいます。その大きな三つの分類とは、現在手掛けているもの、既に完了しているもの、先で使う見込みのあるものの三つです。内容に関係せず、時間軸で分けることで、詳しく資料を読まなくても短時間で分けることができます。
現在手掛けているものとは、今現在携わっている仕事に関する資料で、毎日必要なもの、もしくはすぐに使う必要がある資料が当てはまります。これらの資料は、整理した上ですぐに出せる場所に保管する、もしくは必要に応じて、持ち運ぶ必要がある資料です。
現在手掛けているものに分類している書類は、その仕事が終わったらすでに完了しているもの、もしくは状況に応じて、先で使う見込みがあるものに分類しましょう。
既に完了しているもの
既に完了しているものの書類は、廃棄候補となる書類です。既に完了した仕事に関する書類であっても、すぐに処分するわけにはいかないこともあるでしょう。その際には、「既に完了しているもの」として分類しましょう。こちらは、すぐに必要になることはないでしょう。
そのため、現在手掛けているものとは分け、別の棚などに移動させます。既に完了している仕事の書類は、すぐに必要になるわけではないので、比較的取り出しにくい場所にしまっても問題ないでしょう。分類した書類は、処分するべきかどうかを定期的に振り返りましょう。
先で使う見込みのあるもの
先で使う見込みがあるものは、現在使っていない書類の中でも、使用する可能性があるものです。予備知識としての資料や勉強の資料など、必要に応じて出す可能性がある場合や、今は必要なくとも仕事の状況によって、あとで必要になってくる場合がこれにあてはまります。先で使う見込みがあるものの書類には、結局必要でなくなる場合や、あとで処分しても構わない場合があります。
1年以内など期限を決めて、定期的に振り返るようにしましょう。先に使う見込みがあるもののなかでも、1年たっても使わなかった場合には、処分することを検討しましょう。また、すぐに処分するか判断できないときは、保留箱に入れ、期限がきたら処分するというように、ルールを決めておくようにします。
分類後三つのケースに分別して書類整理
未処理の案件書類
現在手掛けているもの、既に完了しているもの、先で使う見込みがあるものの三つに分類したら、三つのケースに分別して書類を整理していきます。これは、最初の現在手掛けているものをさらに分類するために、利用できる分け方です。
現在手掛けているものに分類した書類を、さらに未処理の案件書類、現在進行中の案件書類と資料、直近の処理済み案件書類と資料の三つに分類し、それぞれをケースなどに分けるとよいでしょう。未処理の案件書類とは、現在手掛けているものの中でも、まだ仕事が始まっていないものを指します。
現在進行中の案件書類と資料
現在進行流の案件書類と資料は、今作業中の仕事に関した書類のことを指します。現在進行中の書類の案件に関するものであれば、案件書類はもちろん、資料などもまとめて分類しておきましょう。この書類は、もっとも頻繁に取り出す必要があるため、一番取り出しやすい場所に保管しておきましょう。
また、作業が進むにつれて、書類が増えてくる可能性もあるので、余裕を持って整頓をしておきましょう。現在進行中の案件書類や資料の中で、作業が完了したものや案件が終了したものは、直近の処理済みに分類を変えます。
直近の処理済み案件書類と資料
直近の処理済み案件書類と資料には、現在進行流の案件書類と資料から案件が完了したもの、作業が終了したものから順に移していきます。処理が完了したばかりの種類は、すぐにまた必要になってくる場合があるので、こちらもすぐに使用できる状態にして保存しておくとよいでしょう。直近処理済みの案件書類と資料は、一時置き場に分類します。
一度、この分類に分けたあと、書類がある程度の期がたったら、既に完了したものや先に使う予定があるものといった分類に、再整理し直します。案件終了ごと、もしくは数カ月など、わかりやすい基準を設けて整理し直すとよいでしょう。
書類整理をうまくするコツ
捨てることを習慣化する
書類をうまく整理する最大のコツは、必要のない書類を捨てることを習慣化することです。いつか必要になるかもしれないからと、いつまでも取っておくと書類が膨大になり、整理がつかなくなってしまいます。1週間に1回など、定期的に時間を設けて書類を整理する癖をつけましょう。
必要のない書類は、すぐに捨てられるように、利き手の逆側にごみ箱を置いておくとよいです。そうすることで、必要がないとわかった瞬間に、すぐに捨てることができます。
書類は立てて置くこと
書類を見やすく整理するためには、書類を立てて置くようにしましょう。書類を積み上げて置いておくと、資料をすぐに確認することができず、手間がかかってしまいます。また、積み上げた書類は、必要な書類を探すときに他の書類までごちゃごちゃにしてしまう可能性が高いです。
棚などのスペースを効率的に使うためにも、書類を寝かせて積み重ねるより、立てておく方がよいです。効率化の観点からも、書類は立てて整理するようにしましょう。
薄いファイルは作らない
書類を上手に整理するためには、できるだけ薄いファイルは作らず、大きく分類することを心がけましょう。薄いファイルを作るということは、書類を細分化してしまうことにつながります。細分化してしまうと、書類整理の作業が煩雑になることはもちろん、必要な書類が見つけづらくなり、無駄な時間を使うことになります。
薄いファイルで分類していると、10枚程度の分類になってしまうこともあります。そのようなときは、より大きな枠で書類を分け、まとめてファイリングするなど工夫するとよいでしょう。
ファイルごとに見出しをつける
ファイルごとに見出しをつけることで、必要な書類を探しやすくなります。ファイルにシールを直接張りたくない場合にも、はがせるラベルを使うことで、見出しをつけることができます。はがせるラベルを使うと、何度も同じファイルを使うことができます。
また、ファイルごとまとめて書類の分類を変えたいときにも、ラベルを変えればよいだけなので便利です。必要な書類をすぐに探すことができると、作業効率のアップにもつながります。
三つのケースは色別にする
書類分類は、大きく現在手掛けているもの、既に完了しているもの、先で使う見込みがあるものに分類したあと、未処理の案件、現在進行中の案件書類と資料、直近の処理積み案件書類と資料に分けて、ケースに入れることをおすすめします。
そのときの三つのケースは、見た目ですぐにわかるように色別にするとよいでしょう。ケースそのものを色別に分けてもよいですし、同じケースであっても、異なる色のシールを張るなどして分けることができます。こうすることで、書類のミス防止になります。また、ケースにタイトルを簡潔に書いておくとよいでしょう、未処理、進行中、処理済みなどわかりやすく書きましょう。
共有ファイルは50音順に整理する
自分専用のファイルの分類はもちろんですが、共有ファイルの整理には、より気を使いましょう。共有の場合は、誰でもすぐに検索ができるようにします。単純に違いが分かるように分類するほか、見つけやすいように50音順に整理する癖をつけましょう。
誰もがファイルを探さずに、必要な書類を見つけることができる状態が理想です。50音順に整理するというコツは、共有ファイルではもちろん、個人ファイルにおいても意識してみましょう。
押し出しファイリングという書類整理方法
使用したファイルを手前か左側に置いていく
書類整理においては、「押し出しファイリング」という書類整理方法を意識しておくとよいでしょう。押し出しファイリングとは、ファイルを置く順番は古いものから新しいものへ、決めた順番にずらしていくことで、自然にファイルの時期ごとに整理可能な方法のことです。
使用したファイルは、手前か左側に並べて順に置いていきます。これで同時期に使用したファイルを、一緒に並べることができます。特別にファイルを並べ変える必要なしに、並べ方だけを意識すればよいので、手軽に実践できます。
使用しないファイルは奥か右側に流れていく
押し出しファイルングにおいては、使用しないファイルは奥、もしくは右側へと流れていくことになります。新しいファイル、使用したファイルが左側、もしくは手前へと置かれていくため、並べ替える必要はなく、自然に使用しないファイルが集まります。
これは、そのファイルの重要性を判断することにも使えます。奥、右側に集まっているファイルは重要度が低い、もしくは使用していないファイルであるといえるでしょう。
一定期間後に奥か右側から廃棄していく
押し出しファイリングの方法を用いると、奥や右側に集まったファイルは重要度が低く、あまり使用していない書類であるといえます。そのため、一定期間がたったら、奥か右側から処分していくようにしましょう。
そのときに、重要な書類や、秘密情報、個人情報が入った書類は、シュレッダーにかけて処分することを忘れないようにします。また、すぐに廃棄してよいかわからない場合には、一時保管場所を作るなどして、分類し、そのまま書類をためてしまわないようにしましょう。
卓上散乱防止に書類整理棚を活用する
お手頃価格で使い勝手もよい プラス レターケース A4縦 浅型3段深型1段
卓上の書類を整理するためには、A4サイズの書類が入るレターケースを活用しましょう。レターケースは、多くの書類を整理することには向いていませんが、すぐ使用する書類などを一時保管するためには、十分に活用可能です。机の上に置いておき、書類を卓上に出しっぱなしにしないようにしましょう。
このプラレターケースは、本体底部分に滑り止めゴムが付いているほか、引き出しの底に書類が取り出しやすいように押し出し用丸穴が付いています。大きさは、225mm×314mm×35/77mmです。浅型の引き出しが3段、深型の引き出しが1段なので、一時保管用としても、常備しておきたい書類を分けるためにも使用できます。深い段も、押し出し用丸穴が付いているので安心です。
2台セットで嬉しい ナカバヤシ A4-05B A4レターケース5段（浅5）2台セット
ナカバヤシのA4レターケース5段は、レターケースが必要だと思ったときに、まずは検討してみるとよい、ベーシックタイプのレターケースです。5段に細かく分かれているので、一時的に書類を整理したいときにも、よく使う書類をしまっておきたいときにも便利に利用できます。
タイトルシールも付いているので、ぱっとみてわかるように分類できます。大きさは、282mm×344mm×260mmなので、棚の上などのちょっとしたスぺース、卓上にも置けます。2台セットで販売しているので、重ねて使用したり、横に並べて使用することもできますね。
書類整理ファイルおすすめ
鮮やかな色別で迷わない プラス パイプ式ファイル貼表紙 A4縦 2穴 グリーン
プラスパイプ式ファイルは、鮮やかな色が特徴のファイルです。グリーンの他にも、ピンク、ライトグレー、ダークグレーといった色が販売されています。色はパステルカラーでやさしい色味なので、並べてオフィスにおいてあっても違和感がありません。
パイプ式の金具を使用しており、ファイルの整理も楽にできます。大きさは307mm×240mm×60mmと、とじることができる書類の量と比較して、スリムな背幅となっています。色ごとに分類して分けて使用することをおすすめします。
ファイル自体の色が違うので、ぱっとみただけで書類を判断することができます。最大で500枚の資料をとじることができ、大きな分類で分けた書類を、そのままとじられます。同じ分類の資料は、同じ色のファイルでとじて並べておくとわかりやすいですね。
しっかりして使いやすい キングジム キングファイル スーパードッチ A4S 黒
キングジムのキングファイルスーパードッチA4Sは、しっかりとした使い心地が特徴のファイルです。黒のほか、グレー、青のシンプルな3色展開で、シンプルなオフィス空間になじみます。明るい色味よりも、暗めの落ち着いた色で、ファイルを分類したい方にはおすすめのファイルです。
左右両開きなので、ファイルにたくさんの資料がとじてあっても見やすいという特徴もあります。大きさは307mm×243mm×96mmで、プラスのパイプ式ファイルよりも太いファイルになります。ファイル本体は色が付いたプラスチック製ですが、背表紙には、分類しやすいように紙を入れられるようになっており、ファイルごとに名前を付けることも可能です。
背表紙にはもちろん、ファイルの表紙にもラベルやシールなどを使うことで、書類名や分類名を書いて保存することができます。適正収納枚数は800枚なので、かなり大量の書類を、まとめてファイリングすることが可能です。適正収納枚数が500枚ほどのスリムバージョンも発売されているので、用途に合わせて選んでみるとよいでしょう。
ファイルの収納に便利な キングジム Gボックス ネイビー
ファイルを立ててしまって置いておく際に、そのファイルの分類用として使用できるのが、このキングジムのGボックスです。机の上など、棚がないスペースでも、ファイルを立てて置いておけるのが便利ですね。もちろん、棚収納に使っても、簡単に分類ができます。
収納幅は150mmと、省スペースでも使えることも特徴でしょう。棚の開いたスペースに、このキングジムのGボックスを入れても、書類整理に使えます。ネイビーのほかに、グレーや黄色、赤、青といった色展開が豊富な点も魅力です。
キングジムのGボックスは、斜めにボックスが空いており、ファイルの背表紙が確認しやすくなっていることも魅力です。一方、ファイルを人目につかないようにしまっておきたい場合には、四角いボックス型のものも、ほかのメーカーから販売されているので、利用してみましょう。長期保存する場合には、Gボックスよりもファイルの背表紙が見えないタイプのほうが、見た目がきれいに整理できる場合もあります。
ナカバヤシ 超天才くんファイル2 A4クリップボードバインダー ブルー
クリップボードバインダーは、現在進行形の案件整理にぴったりなファイルです。ファイリングにはもちろん、クリップで使用中の資料を一時保管しておけることが特徴です。ファイルに穴を空ける必要がないので、受け取ったばかりの資料の保管にも使えます。このクリップボードバインダーを使って、現在進行形の案件に関する資料もわかりやすく整理しましょう。
ナカバヤシの超天才くんファイル2は、透明感のあるクリアな色味が特徴で、やさしいグリーンとパープルのカラーがあります。案件ごとに色を分けて使用してもよいでしょう。クリアな色味ではあっても、透け感があるわけではないので、資料が丸見えになるわけではないので安心です。
書類整理のコツを知って無駄な時間を削減していこう
書類整理が苦手な人にとっては、書類整理は面倒くさく、手を付けづらいと感じる作業ですね。しかし、書類整理にはいくつかのコツがあり、書類整理が苦手な人は、そのコツを知らないだけなのです。コツといっても、どれも簡単に実践できるものばかりなので、ぜひ明日から実践してみましょう。
たとえば、ファイルは同じファイルを並べておくことで、見た目にも整理整頓がされているという統一感を見せることもできます。書類整理ができるだけで、書類を探すためにかかる無駄な時間を削減することができます。また、一度書類整理のコツをつかめば、あとは短時間の整理だけで、その状態を維持できるようになります。ぜひ、書類整理のコツを生かして、効率的に仕事をしていきましょう。
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